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  Archivierung mit DocuWare 5, Beleglesung und Scandienstleistung aus einer Hand: Datapool GmbH Berlin  
 
 
 




   
 
Detailbeschreibung DocuWare 5  

Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines Dokumenten-Managements hängen wesentlich davon ab,
wie schnell und einfach Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in das System eingebracht
werden können. Das Grundprinzip von DocuWare orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung:
Dokumente gelangen zunächst in elektronische Briefkörbe, in denen sie zusammengeheftet und
sortiert werden. Von dort werden sie in Archiven abgelegt. Die Archive sind der DokumentenPool,
in dem sämtliche Informationen für den laufenden Zugriff und für die Steuerung des Workflows
über das Netzwerk zur Verfügung stehen.


Dokumente erfassen

Papier
Briefe, kaufmännische Belege, Protokolle, Zeichnungen, Notizen und andere Papierunterlagen werden über leistungsfähige Scanner erfasst. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hochleistungsscannern ist in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen integriert.
Ebenso werden Netzwerkscanner und digitale Kopiergeräte direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden. Optional können beim Scannen über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden. Zusätzlich unterstützt DocuWare alle gängigen Erfassungs- und Auswertungsprogramme über universelle Schnittstellen.

E-Mail
Die wachsende Flut von E-Mails muss archiviert werden. Dies geschieht wahlweise in einem separaten E-Mail-Repository oder gemeinsam mit anderen thematisch zusammengehörigen Dokumenten und nach den gleichen Kriterien geordnet. DocuWare importiert hierzu die Mails aus Outlook/Exchange oder optional aus Notes/Domino. Absender, Empfänger,Datum, Betreff und weitere Mail-Informationen werden zur automatischen Kategorisierung und Indexierung verwendet. Personen- und Unternehmensnamen werden aus Adressbüchern oder anderen Datenbeständen ergänzt. Die Archivierung kann sowohl vollautomatisch als auch mit Bestätigung oder Korrektur durch den Benutzer erfolgen.

Massenbelege und Reorganisationsdaten
Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede kaufmännische Lösung integriert werden. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen, Journale, Berichte und andere Listen archiviert DocuWare vollautomatisch. Dabei übernimmt es entweder mit der Funktion TIFFMAKER den Druckdatenstrom des Windows- Betriebssystems oder es importiert mit dem optionalen COLD-Modul Drucker- Spooldateien anderer Herkunft. Die Druckdaten werden in Einzeldokumente zerlegt, Kategorisierung und Indexierung ausgelesen und im Archiv abgelegt. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder Briefbögen.


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